湖南人文科技学院档案馆制度汇编

作者: 时间:2019-06-13 点击数:

湖南人文科技学院档案馆工作职责

档案馆既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存学校档案和提供档案服务的业务机构。其职责范围主要有:

一、大力宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的政策、法规。规划全校档案工作,不断推进档案管理规范化、标准化和信息化进程。

二、建立健全学校档案工作各项规章制度,并负责监督、指导、检查其执行情况。

三、负责全校各类档案及有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、?;?、统计等工作。

四、开展档案的开放和利用工作。

五、负责校史馆的布展维护、参观接待及相关服务工作。

六、参加信息工作的整体化建设,负责编辑档案参考资料,编制检索工具,通过各种途径,为教学、科研及学校各项工作服务。

七、参加档案工作协作、学术研究和交流活动。

八、负责对全校专(兼)职档案工作人员的业务培训。

九、开展档案宣传工作和利用者教育活动。

十、接受并完成国家教委、湖南省教委、湖南省档案局以及学校党政领导交办的有关档案和档案工作的任务。

二0一九年四月

湖南人文科技学院档案馆馆长岗位职责

一、认真学习和贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规。

二、按照档案馆的职责范围,主持档案馆的全面工作以及校史馆的布展维护、参观接待及相关服务。

三、负责拟订学校档案工作计划、规划,进行学期、年度的本馆工作总结,拟制(修订)档案工作的各项规章制度、管理办法,并认真地组织实施。

四、组织实施本馆档案工作的标准化、规范化、现代化管理;监督、指导校属各单位的档案业务工作。

五、对本馆人员进行合理分工,随时掌握工作情况,督促并要求按计划完成任务。

六、组织本馆人员参加档案业务学习和学术研究活动,不断提高档案人员的业务素质;负责本馆人员的业务指导;组织专(兼)职档案员的业务培训。

七、抓好档案鉴定、编研和全宗管理工作,编制科学合理的全宗分类大纲和分类方案。

八、调查了解学校档案工作情况,定期向分管校领导和档案工作委员会汇报工作并提出意见和建议。

九、完成学校领导交办的其他工作任务。

二O一九年四月

湖南人文科技学院档案工作领导小组职责范围

一、贯彻、执行党和国家关于档案工作的方针政策和法规。

二、在校党委的领导下,加强对学校档案工作的领导。

三、讨论通过学校档案工作计划、规划、规章制度、奖惩措施。

四、研究、解决档案工作中的重大问题。

五、负责协调各部门档案工作,保证归档流程的畅通。

六、对档案馆的工作进行监督、检查

二O一九年四月

湖南人文科技学院档案鉴定小组职责范围

一、贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,遵守学校有关档案工作的规章制度。

二、负责对需要销毁的档案材料进行审定和批准。

三、负责对各门类档案材料的归档范围和保管期限进行审定和批准。

二O一九年四月

湖南人文科技学院兼职档案员岗位职责

一、做好平时立卷工作,根据本单位文件材料形成的特点和归档范围,按档案馆所给的目录号进行编目(人事档案除外),合理分类存放,便于利用和归档。

二、负责本单位形成的文件材料收集、保管、整理立卷、归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统,案卷质量符合要求。

三、主动接受档案馆的业务指导和督促检查,按规定时间向档案馆移交档案。

四、努力钻研业务,积极参加院档案馆组织的业务学习和有关活动,不断提高档案工作水平。

二O一九年四月

湖南人文科技学院档案安全保管制度

一、档案安全保管工作的具体任务是有效延长档案的使用寿命,维护档案的完整与安全。

二、学校档案由档案馆集中统一保管。各类档案永久、长期,必须编制档案存向标注,接收档案时应严格办理有关手续。

三、档案保管要做到“三专”、“三铁”,即有专用房、专用柜、专人保管;三铁指:铁门、铁窗、铁柜。各类档案要分柜存放,排列整齐。

四、档案库房应做到九防:防火、防盗、防光、防高温、防潮、防尘、防虫、防霉、防鼠设施。

五、档案人员定期对档案安全保管状进行全面检查,发现问题及时采取积极有效的措施加以解决,保证档案的安全。

六、档案人员忠于职守,珍爱档案,搞好科学管理,经常保持库房整洁,注意门窗及时落锁。

七、档案人员要熟悉室藏档案情况,对保管期限已满的档案,应按时进行登记造册,确保对库存档案心中有数。

二O一九年四月

湖南人文科技学院档案库房管理制度

一、档案库房是专门保存档案的场所,应始终坚持维护档案的完整与安全的原则。

二、库房管理应严格做到“九防”,门口应设立警示牌。严禁将易燃易爆品、腐蚀物品、雨具以及与档案无关的物品带入库房。

三、库房内要经常保持清洁。未经允许,非本馆人员一律不得进入库房。

四、坚持每天观测库房内温湿度,并根据实际需要,及时调节,定期检查有关防护设施,发现问题及时处理。

五、定期在库房内投放防虫、防霉药物,发现虫、霉及时处理。

六、严格执行档案进出库登记制度,建立健全登记手续。

七、每年定期对库藏档案进行一次检查,清点档案数量,及时发现需修改、整理的档案,填写检查记录,确保档案的完整与安全。

八、下班前必须切断电源,关好门窗。对库房全面进行查后,方可关门落锁。节假日前必须认真检查库房安全,并安排人员值班。

                                                           二O一九年四月

湖南人文科技学院档案利用制度

一、学校馆藏档案主要供本校教学、科研及党政管理工作使用,适当为社会利用服务。

二、凡向学校档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权,并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。

三、外来人员查阅档案,必须持介绍信,说明查阅的内容和用途,并经分管领导同意,并严格履行审批手续。

四、凡需利用学校档案馆尚未开放的档案,除须持上述证件外,必须办理一定的审批手续后,方可利用。

五、查阅档案应办理登记手续,并注明查阅目的,跟踪收集利用效果情况。查阅重要档案须经本室领导同意,办理登记手续。

六、利用者查阅档案应在阅文室进行。档案原则上不外借,特殊情况要经有关领导同意,并注明归还日期。

七、查阅档案时不准吸烟、喝茶,不得勾画、涂改、增删、抽页、剪裁或污损,对损坏档案者,档案馆依据档案法,视情节轻重予以处理。利用者用毕档案后,应按要求填写“档案利用登记”簿。

八、利用者必须遵守保密规则,所查档案材料,未经有关领导同意,不准复制和对外公开。严格控制学?;芤陨系蛋缸柿系牟樵姆段?,如确因工作需要,有关部门必须查阅者,由档案人员负责代查。

九、凡需提供档案材料复印件做为证明材料的,必须由档案员在复印件上注明原始档案的类别、卷号、页码,并加盖档案室公章,以确保档案的真实性。

二O一九年四月

湖南人文科技学院人事档案查借阅制度

一、校属各单位查借阅干部档案应填写《查借阅干部档案审批表》,由单位负责人或组织人事干事(2名中共党员)持表按照有关规定办理审批手续后方可查借阅;不得越级查借阅干部档案。

二、校外单位查阅档案,必须由两名中共党员持县团级以上单位介绍信并注明阅档内容、范围、用途,由组织部门接待并按第一条规定办理。

三、档案管理单位人员要根据规定,确定是否提供和提供什么材料。

四、只允许查阅批准查阅的内容;查借阅单位或个人需要摘抄、复制档案内容的,必须经档案管理单位同意后才能摘抄、复制。

五、查借阅档案的单位或个人,必须严格遵守保密制度和有关规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换、污损档案材料,不得泄露或擅自向外公布档案内容,违犯者应视情节轻重,予以批评教育直至纪律处分;属于假公济私者,按违犯《中华人民共和国档案法》处理。

六、任何个人不得查借阅本人及其直系亲属的档案。

七、除干部死亡撰写生平材料需要外,干部档案一般不外借;如因其他工作需要必须借出使用时,要经档案管理单位负责人批准,限3天内归还,借用期间不得擅自转借其他单位或个人。

二O一九年四月

湖南人文科技学院档案鉴定销毁制度

一、档案鉴定应以国家有关规定和学?!兜蛋副9芷谙薇怼返任谰?,由学院档案鉴定领导小组准确划定档案的销毁范围。

二、档案鉴定一般采取逐卷逐件审查的直接鉴定法。

三、档案鉴定工作一般每5-10年进行一次。

四、 对通过鉴定且确认无保存价值的档案,档案馆应写出《档案鉴定报告》和《档案鉴定销毁清册》,一式两份,交学院鉴定领导小组审批通过,并经鉴定领导小组成员在鉴定报告上签字确认后,方可销毁。

五、销毁档案的工作由档案馆负责执行,销毁档案时,应遵循档案管理有关规定及保密原则,指派专人负责销毁、监督,保密委员会应派员进行监销,参加档案销毁的人员都应在销毁清册上签字。

六、档案鉴定过程中形成的鉴定工作的申请、报告、销毁清册等材料应归入同类档案永久保存。档案鉴定工作结束后,档案馆应及时做好档案整理、检索工具调整等善后处理工作。

七、电子档案的鉴定、销毁,参照国家关于电子档案鉴定销毁的有关规定执行。

八、未经允许,任何个人和部门不得私自销毁档案。严禁将保管期限已满,或者失去保存价值的档案资料当作废纸出售或随意放置。

二O一九年四月

湖南人文科技学院档案集中统一管理原则

执行国家关于档案集中统一管理的原则,学校各种类别档案统一由档案馆集中保管,各部门产生的各种档案,都必须按要求整理好,及时向档案馆移交,任何部门或个人不得将档案视为己有。

二O一九年四

湖南人文科技学院档案安全保密制度

为了做好档案的安全保密工作,根据《中华人民共和国保密法》及有关保密规定,制定本制度。

一、档案馆工作人员在接受、保管、提供查阅利用档案资料时,要按有关规定认真核对,做到签字、登记、注销等手续齐全,账目清楚。

二、档案工作人员要严格遵守国家机密, 不准随意摘抄、传播密级档案的内容,不准利用职权私自复印档案材料。

三、查阅密级档案,必须履行批准手续,只能在档案馆内查阅、复印。未经批准,不准将密级档案借出。

四、在工作中形成的废纸,不得随意乱扔。

五、档案信息上网,必须遵守档案保密规定,严防泄密。

六、每年进行一次保密检查,并报上级主管部门或领导。

七、发现失泄密问题要及时向领导汇报,并采用补救措施,防止扩散。

二O一九年四月

湖南人文科技学院档案统计工作制度

一、严格执行《中华人民共和国统计法》,认真做好档案的统计工作。

二、指定专人及时对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁以及档案工作人员、机构、经费、库房、设备等情况进行统计,做好年报表。负责上级档案部门需要的各种报表的填报工作。

三、严格执行国家和系统内所规定的统计计量单位和报表格式,做到数字准确,字迹工整,不得潦草和涂抹,使档案统计工作标准化。 

四、搞好档案统计分析,及时掌握档案和档案工作情况,进一步提高档案工作的管理水平。

二O一九年四月

湖南人文科技学院档案馆防火制度

一、坚持消防教育,增强防火意识,学习消防知识,掌握消防器材的使用方法。

二、严禁无关人员进入库区,室内禁止吸烟,杜绝火源。

三、库房及过道禁止放易燃易爆物品,保持道路通畅。不准乱拉乱接电线,档案柜与电源保持安全距离。

四、做好储水工作,下班前切断电源,关好门窗。

五、定期进行消防安全检查,发现隐患及时整改。

六、发现险情及时报警,组织抢救。

二O一九年四

湖南人文科技学院档案馆复印机管理制度

一、本馆复印机为档案馆业务工作专用,指派专人负责管理。非本馆人员未经允许,不得随意进入复印机房,更不得擅自操作机器。

二、使用复印机时,要严格按照操作规程进行,发现问题及时报告,由管理人员负责处理。

三、做好安全防范工作,机房内严禁存放易燃、易爆、易腐蚀物品,下班和人离时要关闭机器,切断电源。

四、保持室内整洁卫生,严禁在机房内抽烟、吃零食等。

二O一九年四

湖南人文科技学院档案馆计算机房管理制度

一、本馆计算机为档案管理专用,不对外开放,并指派专人负责管理。非本馆人员允许,不得随意进入机房,更不得操作机器。

二、使用计算机时,要严格按照操作规程进行,发现问题及时报告,由管理人员负责处理。

三、涉密计算机系统应做到专人、专用、专管,符合国家安全保密有关法规和学校有关规章制度。

四、凡计算机安装程序、系统、修改数据及打印材料等须经馆领导同意,统一安排。不得私自代人输入数据、打印材料和拷贝程序,更不能输入游戏之类。如违反规定,将批评教育甚至严肃处理。原有数据、程序不得随意修改。

五、做好安全防范工作,机房内严禁存放易燃、易爆、易腐蚀物品,下班和人离时要关闭机器,切断电源,关好门窗。

二O一九年四月

湖南人文科技学院档案馆  电话:0738-8372886  

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