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湖南人文科技学院档案分类

为了加强和促进我校档案工作的科学管理,实现我校档案分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,依据《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法》,结合我校实际情况制定本方案。

一、编制说明

1、本办法规定了我校分类原则、分类方法、类目设置及标识等。

2、制定《分类方案》的原则

此《分类方案》以全校档案为对象,遵循档案的形成规律,结合档案内容,保持档案的有机联系,利于组织档案馆藏,便于科学管理和开发利用。

3、类目设置与标识

根据高等学校档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质,我校确定13个一级类目,其名称、标识符号和主要内容如下:

标识

名称

主要内容

DQ

党 群

党务、群、团部门形成的文件材料

XZ

行 政

各行政职能部门形成的文件材料(不含教学、科研、产品开发、基建、设备、出版、外事、财会类)

WS

外 事

外事工作管理和外事活动中形成的文件材料

JX

教 学

教学管理、学籍、就业指导等方面的文件材料

CB

出 版

出版工作管理和出版活动过程中形成的所有文件材料

KY

科学研究

科学研究和科研实践工作中形成的文件材料

JJ

基 建

包括基建管理和基建项目建设中形成的所有文件材料

SB

设 备

包括仪器设备购置、管理、调试、维修、报废各个环节中形成的文件材料

CP

产品生产

与科技开发

产品生产、科技开发管理过程中形成的文件材料

CK

财 会

财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料

SX

声 像

各项工作中产生的照片、录音带、录相带、磁盘、光盘

SW

实 物

各项工作中产生的奖证、奖杯、奖旗及奖牌及废弃的公章等

XS

学 生

学生在高等学校培养的学历教育中所形成的文件材料。

4、二级类目的设置与标识

二级类目的标识在一级类目后加数字,数字采用双位制,如:党群类中的“党委会议记录材料”标识为DQ11,本类目中的其它文件材料依次按DQ12、DQ13……排列(见附件5)。带“0”的数字不用。如“10、20、30”等。根据我校目前文件材料的来源情况,学生类暂不设置二级类目,所有类目均不设置三级类目。

二、湖南人文科技学院分类主表

类别

一级类目

二级类目

形成部门

党群

DQ

DQ11

党政办

DQ12

纪检、监察处

DQ13

组织部

DQ14

宣传统战部

DQ15

工会

DQ16

团委

DQ17

学生工作部(处)

行政

XZ

XZ11

党政办、督查处

XZ12

人事处

XZ13

审计处

XZ14

武装、保卫处

XZ15

后勤基建处

XZ16

档案馆、图书馆

XZ18

离退休办公室

XZ19

国资处

XZ21

校友办

XZ22

信息中心

外事

WS

WS11

国际合作交流中心

WS12

国际合作交流中心

WS13

国际合作交流中心

WS14

国际合作交流中心

WS15

国际合作交流中心

教学

JX

JX11

教务处、质量监控与发展规划、研究生教育教学部、

继续教育学院

JX12

教务处、各二级学院

JX13

教务处、研究生教育教学部、、继续教育学院

JX14

学生工作处、教务处、研究生教育教学部、继续教育学院

JX15

教务处

JX16

教务处、研究生教育教学部、各二级学院

JX17

科研处、教务处、各二级学院

JX18

继续教育学院

出版

CB

CB11

宣传统战部、编辑部

CB12

编辑部

CB13

宣传统战部

科研

KY

KY11

科研处、教务处、校地校企合作处

KY12

科研处、教务处、校地校企合作处

基建

JJ

JJ11

后勤基建处、审计处

JJ12

后勤基建处、审计处

设备

SB

SB11

国资处、教务处、各二级学院

SB12

国资处、教务处、各二级学院

产品

CP

CP11

科研处、校地校企合作处

CP12

科研处、校地校企合作处

财会

CK

CK11

财务处

CK12

财务处

声像

SX

SX12

宣传统战部、各二级学院

SX14

宣传统战部、团委

SX19

宣传统战部、教务处

实物

SW

SW11

各单位、各部门

SW12

各单位、各部门

SW13

各单位、各部门

SW14

各单位、各部门

SW15

各单位、各部门



湖南人文科技学院档案馆  电话:0738-8372886  

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